Contrat de sous-traitance — traitement des données (DPA)

1. Parties et définitions

Le présent contrat de sous-traitance (« DPA ») est conclu entre :

— le Responsable du traitement : l'hébergeur professionnel ou particulier utilisant la plateforme SmartCheckin (« l'Hôte ») ;

— le Sous-traitant : EVOSTAY, éditeur de SmartCheckin, joignable à contact@smartcheckin.ma, site smartcheckin.ma (« SmartCheckin »).

« Données des Occupants » : données personnelles des locataires / invités traitées via la plateforme pour le compte de l'Hôte.

« Services » : check-in numérique (vérification document, selfie, signature contrat, stockage et consultation par l'Hôte).

2. Objet et durée

Le DPA encadre le traitement des Données des Occupants par SmartCheckin pour le compte de l'Hôte, conformément à la loi marocaine 09-08.

Il complète les CGU et la politique de confidentialité. En cas de contradiction sur les données des Occupants, le présent DPA prévaut.

Le DPA prend effet à l'acceptation par l'Hôte (inscription ou première utilisation des Services pour faire vérifier un Occupant).

3. Nature et finalités du traitement

Nature : collecte, enregistrement, structuration, conservation, consultation, effacement et transmission des Données des Occupants.

Finalités : vérification d'identité, signature et archivage du contrat, gestion des réservations, export et suppression à la demande.

SmartCheckin ne traite pas les Données des Occupants à des fins publicitaires ou de revente.

4. Catégories de données et personnes concernées

Personnes concernées : occupants désignés par l'Hôte pour une réservation.

Données : nom, CIN ou passeport, selfie / vidéo biométrique, contrat signé, scores et statuts de vérification, dates de séjour.

Données biométriques : traitées uniquement avec le consentement explicite de l'Occupant sur le parcours invité.

5. Obligations de l'Hôte (Responsable)

Disposer d'une base légale pour collecter les Données des Occupants.

Informer les Occupants et n'utiliser la plateforme que pour des finalités licites.

Ne pas réutiliser ou revendre les documents d'identité.

Répondre aux demandes d'exercice des droits des Occupants ; SmartCheckin assiste l'Hôte techniquement.

Garantir l'exactitude des instructions transmises via la plateforme.

6. Obligations de SmartCheckin (Sous-traitant)

Traiter les données uniquement sur instruction de l'Hôte.

Garantir la confidentialité et mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (HTTPS, accès restreint).

Notifier l'Hôte en cas de violation de données susceptible d'affecter les Occupants.

Assister l'Hôte pour les demandes CNDP / Occupants dans la mesure du possible.

Supprimer ou restituer les données en fin de contrat selon les délais prévus.

7. Sous-traitants ultérieurs

L'Hôte autorise SmartCheckin à recourir à : Railway (hébergement), Google Gemini (OCR), AWS Rekognition (facial), Resend (emails), Lemon Squeezy (facturation hôte, sans accès aux données invités).

SmartCheckin informera l'Hôte de tout changement majeur via la politique de confidentialité.

8. Transferts hors du Maroc

Certains sous-traitants sont situés hors du Maroc (États-Unis, Union européenne). Des garanties contractuelles et des mesures de sécurité appropriées encadrent ces transferts.

9. Durée de conservation

Scans et selfies : suppression automatique 90 jours après le check-out, sauf suppression manuelle anticipée.

Contrats signés : conservation 1 825 jours (5 ans) après le check-out, puis suppression automatique.

Export et suppression manuelle disponibles via le dashboard hôte.

10. Violations de données

SmartCheckin notifie l'Hôte dans un délai raisonnable en cas de violation affectant les Données des Occupants.

L'Hôte reste responsable des notifications aux autorités (CNDP) et aux personnes concernées.

11. Droits des personnes concernées

Les Occupants exercent leurs droits auprès de l'Hôte ou via contact@smartcheckin.ma.

SmartCheckin fournit des outils d'export JSON et de suppression manuelle pour aider l'Hôte.

12. Fin du contrat et sort des données

À la clôture du compte Hôte, SmartCheckin supprime les Données des Occupants restantes, sous réserve des délais légaux.

L'Hôte exporte préalablement toute donnée qu'il souhaite conserver hors plateforme.

13. Modifications

Le DPA peut être mis à jour ; l'Hôte est informé via la plateforme ou par email. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation, sauf opposition et cessation d'usage.

14. Droit applicable

Droit marocain, notamment la loi 09-08. Litiges : recherche amiable puis tribunaux compétents au Maroc.

Contact : contact@smartcheckin.ma

15. Acceptation

Le DPA est accepté à l'inscription ou dès la première utilisation des Services pour faire vérifier un Occupant.